Como publicar balanço patrimonial no Diário Oficial

Publicar balanço patrimonial no Diário Oficial exige o conhecimento de algumas etapas burocráticas, para tornar o processo mais eficiente.

Logo após o fechamento das demonstrações financeiras, comumente chamadas de balanço patrimonial, algumas sociedades anônimas de capital fechado, sociedades limitadas de grande porte, cooperativas, entre outras empresas, têm a obrigatoriedade de publicar esse balanço no Diário Oficial.
Este artigo demonstra de forma detalhada como publicar o seu
balanço no Diário Oficial, além de quais cuidados devem ser tomados nesse processo.
Estes são os tópicos principais que você verá neste artigo:
• Montagem da publicação para o Diário Oficial
• Normas para a publicação no Diário Oficial
• Redução de custos
• Formas de montagem da publicação do balanço
• Revisão da montagem da publicação do balanço
• Envio do balanço montado para o Diário Oficial

Independentemente do tipo societário da empresa e do Diário Oficial a ser publicado o balanço patrimonial, o processo de publicação segue uma sequência padrão. Todas as etapas envolvidas nesse processo estão detalhadas a seguir.

Montagem da publicação para o Diário Oficial

Esta é a parte que exige maior conhecimento técnico, pois cada Diário Oficial tem normas internas quanto a formatação da publicação do balanço.
Para facilitar o entendimento, veja o exemplo das normas do Diário Oficial de Minas Gerais.

Normas para publicação no Diário Oficial de Minas Gerais

• Tamanho da página:
25,5 cm de largura por 32 cm de altura.
• Quantidade de colunas:
A largura da página poderá ser dividida em até 4 colunas iguais, com espaço de 5 milímetros entre as colunas.
• Tipo da fonte, tamanho e entrelinhas:
Times New Roman, tamanho 6 pontos e entrelinhas 6.
• Formato do arquivo:
PDF (a maioria dos diários oficiais exige que o balanço seja enviado
em PDF).

Redução de custos

A qualidade da montagem do balanço irá influenciar diretamente o custo de sua publicação no Diário Oficial.
Em virtude dos elevados custos de publicação, cada centímetro otimizado na montagem da publicação reduz de forma considerável tal custo.
Para se ter uma ideia, para empresas privadas, cada centímetro no Diário Oficial de Minas Gerais, considerando a largura total da página, custa R$ 354,36.
Isso significa que se a empresa conseguir reduzir 10 centímetros na montagem do balanço, economizará R$ 3.543,60 no custo de publicação.

Formas de montagem da publicação do balanço

Para a montagem do balanço, a empresa poderá utilizar-se de:
• Pessoal interno
•Prestação de serviço de um profissional autônomo
•Contratação de agências especializadas

É importante avaliar e comparar o custo-benefício entre as três opções, analisando os seguintes itens:
•Valor cobrado pelo serviço de montagem
•Tamanho e custo da publicação no Diário Oficial
•Prazo para a entrega do material montado
•Experiência do profissional na montagem de publicação de balanço

Após obter essas informações, é possível analisar qual opção é mais adequada para atender a empresa. Veja a seguir alguns exemplos para facilitar o entendimento:

Pessoal interno

Custo: R$ 10.000
Prazo: 5 dias

Digamos que a empresa utilizou um profissional interno que não tem experiência com esse tipo de material. Este profissional montou o balanço em 100 centímetros de altura, em um prazo de 5 dias.
Considerando um custo por centímetro de R$ 100, a publicação acabou custando R$ 10 mil, já que não há um custo adicional pela mão de obra.

Profissional autônomo

Custo: R$ 8.500
Prazo: 3 dias

Nessa outra situação, a empresa contratou um profissional autônomo com 3 anos de experiência, que montou o balanço com 80 centímetros de altura, em um prazo de 3 dias. O valor cobrado pela montagem foi de R$ 500.
Considerando um custo por centímetro também de R$ 100, a publicação custou um total de 8 mil Reais, dando um total de R$8.500, com o valor do serviço.

Agência especializada em publicação de balanços

Custo: R$ 7.000
Prazo: 2 dias

Já nessa ocasião, foi contratada uma agência especializada em
publicação de balanços com 10 anos de experiência no serviço, que efetuou a montagem do balanço com 60 centímetros de altura, em um prazo de 2 dias. O valor cobrado pelo serviço de montagem foi de R$ 1.000.
Com o custo por centímetros sendo o de R$ 100, a publicação utilizando o serviço de uma agência sairia por R$ 6 mil e somando-se o valor de tal serviço, que é de R$ 1.000, chegaríamos ao total de R$ 7.000 pela publicação.


Tabulando as informações, é possível analisar de forma crítica o custo-benefício de cada uma das opções:

Analisando as informações do “Exemplo 1” na tabela acima, a contratação da agência especializada em publicação de balanços é a melhor opção para a montagem do balanço, tanto no custo-benefício (R$ 7.000 – custo da publicação + mais serviço) quanto no prazo de entrega do material (2 dias úteis).
É muito importante que os dados não sejam analisados de forma isolada, pois caso considerado somente o custo do serviço de montagem, a princípio a utilização do pessoal interno seria mais vantajosa, pois não haveria custo algum.
No entanto, na tabela abaixo com o “Exemplo 2”, caso o custo unitário de publicação diminuísse de R$ 100 para R$ 10, a melhor opção em termos de custo total (R$ 1.000) seria utilização de mão-de-obra interna para a montagem do balanço.

Normalmente, nos diários oficiais que possuem custos de publicação muito elevados, uma montagem profissional é crucial para reduzir esses custos.

Revisão da montagem da publicação do balanço

Posteriormente à montagem da publicação do balanço, é necessário a revisão do conteúdo para certificar-se de que todas as informações foram mantidas de acordo com os arquivos originais.
É aconselhável imprimir as duas versões das demonstrações financeiras - a versão original e a versão após a montagem, e comparar linha a linha, certificando de que todas as informações estejam iguais.
É possível que algum dado se perca no processo de montagem, o que causará muitos transtornos, caso essa falha seja percebida somente após a publicação do balanço.
Uma forma eficiente e mais ágil de revisar o balanço é a utilização de duas pessoas na revisão: enquanto uma lê a versão original do balanço a outra acompanha a versão montada do material, conferindo se as informações são idênticas.
Caso sejam identificadas informações divergentes na revisão, pode-se sinalizar com um marca-textos e retornar para o responsável pela montagem, que fará as correções e retornará o arquivo corrigido.
Recebido o arquivo corrigido, é prudente conferir os trechos que foram corrigidos, para assegurar-se de que as informações estão corretas.

Envio do balanço montado para o Diário Oficial

Feito todo o processo de montagem, revisão, correção da publicação do balanço, chega o momento do envio do arquivo para o Diário Oficial.
A maioria dos diários oficiais exigem que o arquivo da publicação do balanço seja enviado no formato PDF (Portable Document Format).
Alguns diários oficiais poderão indicar um endereço de e-mail para envio do arquivo para a elaboração do orçamento, enquanto outros terão um sistema próprio para o cadastro e o envio da publicação.
O Diário Oficial irá conferir se o balanço foi montado dentro das normas internas de publicação, podendo retornar indicando as correções. Caso o arquivo esteja correto, o orçamento será enviado para publicação.
Normalmente o Diário Oficial emitirá uma guia ou enviará os dados bancários para pagamento da publicação, e o balanço será publicado somente após a identificação do pagamento.

Exemplares da publicação

Publicado o balanço, é necessário verificar se o Diário Oficial é eletrônico, ou seja, tem apenas a versão disponibilizada na internet como validação jurídica, ou se o mesmo tem uma versão impressa.
Caso o Diário Oficial seja eletrônico, basta imprimir a página da publicação e essa terá validade jurídica. É comum haver um selo de autenticidade na página, indicando que o Diário Oficial é eletrônico.
Com o Diário Oficial impresso, é necessário adquirir algumas vias originais da publicação e arquivá-las na empresa. Essas vias poderão ser adquiridas na sede do Diário Oficial ou outro local indicado pelo órgão, ou ainda serem entregues pelos correios.
A quantidade de exemplares da publicação dependerá da particularidade de cada empresa. Porém, caso seja necessário o arquivamento da publicação na junta comercial, é interessante ter no mínimo 3 exemplares da publicação, sendo suficiente o arquivamento somente da página com a publicação do balanço patrimonial e a capa da edição, onde se localiza o número da edição do Diário Oficial, que algumas vezes pode ser necessária.

Conclusão

Publicar balanço patrimonial no Diário Oficial exige o conhecimento e o acompanhamento de todas as etapas essenciais do processo.
É muito importante o máximo de cuidado na publicação do balanço, pois falhas neste processo podem gerar grandes transtornos para a empresa.
É essencial a empresa avaliar o custo-benefício quanto à contratação de uma agência especializada em publicação de balanços, para cuidar de todos os trâmites de publicação.


Gostou do artigo? Ficou com alguma dúvida? Clique aqui e fale conosco! A Atus Publicações tem o know-how para otimizar a sua publicação de balanço no Diário Oficial.


Por Telêmako Frageris.
Telêmako Frageris faz parte da equipe da Atus Publicações e atua desde de 2001 no segmento de publicação de balanços.