Guia efetivo para redução
de custos com publicações de balanços
Assim como eu, você já deve ter se surpreendido com os elevados custos que algumas empresas têm ao publicarem seus balanços, não é mesmo? Pois bem, essa é uma dura realidade enfrentada por várias empresas, que por lei, obrigatoriamente, necessitam publicar suas demonstrações financeiras, comumente chamadas de “balanços”.
O fato é que esses elevados custos já são debatidos e questionáveis há algum tempo, porém ainda não se chegou a uma situação satisfatória quanto a redução de custos com publicações de balanços.
Você já deve ter se perguntado: Por que é tão caro publicar um balanço?
Você certamente notou que o custo da publicação no diário oficial normalmente é mais alto que o custo da publicação no jornal de grande circulação, certo?
Principalmente em algumas regiões em que há mais de 3 opções de jornais de circulação. Então, a questão é que o diário oficial não tem concorrente e na maioria dos casos as empresas são obrigadas a publicar o balanço no diário oficial e outro jornal de grande circulação, de acordo com a sua sede.
Outro ponto a se destacar é que jornais impressos têm elevados custos de produção e pouca concorrência, tornando-se uma opção de publicidade cara, porém essencial para cumprir os aspectos legais de publicações obrigatórias.
Diante de toda essa situação, com a pressão cada vez maior das empresas serem mais eficientes na administração de seus custos, a pergunta é: qual o caminho para redução de custos com publicações de balanços?
Abaixo vou listar alguns pontos essenciais para redução de custos com publicações de balanços. São algumas dicas práticas e efetivas.
Vamos começar?
Ter tempo é economizar dinheiro!
É essencial ter tempo hábil para realização da publicação. Você deve estar pensando em todos os imprevistos que surgem na entrega das demonstrações financeiras para publicação, acertei?
É aquela informação que está faltando, é a auditoria que não finalizou o relatório, e por ai vai.
Então, quanto mais curto for o prazo para publicar o balanço mais você ficará dependente daquelas empresas que te atenderão no prazo, mesmo que não seja a melhor proposta, tanto em valor como em qualidade.
O ideal é você programar os prazos das publicações com antecedência. Utilize ferramentas gratuitas de agenda para receber lembretes e evitar deixar para última hora.
Realmente preciso publicar meu balanço?
É isso mesmo! Parece ser uma pergunta com a resposta óbvia, mas não custa verificar se tem alguma situação que dispensa a publicação do balanço, não acha? Vou citar o caso em que algumas
S/As (sociedades anônimas) estão enquadradas, dispensando a publicação do balanço.
O inciso II do artigo 294 da lei 6.404/76 dispensa a publicação do balanço nos seguintes casos:
Art. 294. A companhia fechada que tiver menos de vinte acionistas, com patrimônio líquido de até R$ 10.000.000,00 (dez milhões de reais), poderá:
II - deixar de publicar os documentos de que trata o artigo 133, desde que sejam, por cópias autenticadas, arquivados no registro de comércio juntamente com a ata da assembleia que sobre eles
deliberar.
Os documentos em que se refere o artigo 133 trata-se das demonstrações financeiras.
Viu como neste caso não reduziria os custos com publicações de balanços, na verdade não iria ter custo algum?
Outro caso interessante de citar é ao qual algumas cooperativas têm a opção de elaborar informativos e distribuir aos seus associados, disponibilizar no site, enfim, não necessitam publicar o balanço.
Então, pesquise na internet sobre o assunto, converse com amigos da área e sempre revise a legislação, pois as leis estão em constante mudança.
Mais orçamentos, menos custos!
Agora que você já se organizou para ter tempo e verificou que realmente precisa publicar o balanço está na hora de enviar o balanço para aquelas pessoas que normalmente já publicam o balanço da empresa, correto?
Errado! Quanto mais orçamentos receber, menos vai gastar com a publicação, pode acreditar!
Nesta etapa é muito importante selecionar alguns fornecedores para encaminharem propostas para publicação do balanço.
Peça indicação de amigos, pesquise na internet, enfim, monte uma lista com as opções de empresas que possa te atender.
Normalmente a maioria das empresas tem que publicar em algum diário oficial estadual ou diário da união e em algum jornal de grande circulação da região.
Quanto ao diário oficial estadual e diário oficial união não tem alternativa, diferente dos jornais de grande circulação, onde normalmente tem mais opções.
Nesta lista você deve incluir também agências especializadas em publicações obrigatórias.
Avalie muito bem os fornecedores antes de fechar. Verifique como foi o atendimento nos primeiros contatos, cumprimento de prazos do envio das propostas, peça que envie demonstrações de trabalhos anteriores e relação de clientes.
Caso sinta alguma insegurança quanto ao profissionalismo do fornecedor, pense bem antes de contratá-lo para evitar transtornos.
Menor espaço é igual a menor custo!
Quanto menos espaço seu balanço ocupar nas páginas dos jornais mais você vai economizar.
A regra é simples. Os custos das publicações de balanços nos diários oficiais e jornais estão atrelados ao tamanho que o mesmo irá ocupar nas páginas. Então, veja o caso abaixo que ilustrei:
No caso acima o mesmo conteúdo com o mesmo tamanho de fonte está montado de duas formas diferentes. Porém, segunda
forma ocupou 40% menos espaço que o primeira?
Sabe o que isso significa? Que o segundo caso leva vantagem em relação ao primeiro em questão de otimização de custos.
Existem alguns diários oficiais em que o custo de cada centímetro da página passa de R$ 1.000 reais, é isso mesmo que eu disse, mais de R$ 1.000!
Imagine o que pode ser economizado num balanço onde existem vários quadros, notas explicativas, relatórios.
Uma montagem profissional do balanço será crucial para você economizar, lembrando que as normas dos diários oficiais deverão sempre serem obedecidas para evitar recusa do material no ato da publicação.
Nesta etapa você pode contar com empresas especializadas em publicações obrigatórias ou até mesmo com profissionais autônomos, mas não se esqueça de sempre avaliar o prestador de serviço antes mesmo do fechamento do serviço, logo nos primeiros contatos.
Posso economizar até na escolha da forma de faturamento?
Pode sim, e vou te explicar como!
Essa parte é um pouco extensa por se tratar de algo que foge do tradicional, mas vou tentar ao máximo ser claro e sucinto.
Vale a pena conferir, garanto que vai gostar do resultado quanto a redução de custos ao final da leitura deste tópico.
Agora estamos quase no fim.
Você já se organizou, confirmou que realmente precisa publicar o balanço, escolher o melhor fornecedor com a melhor proposta, a montagem do balanço foi bem otimizada e você já percebeu uma boa redução de custos com a publicação do balanço, certo?
Ótimo!
Agora é hora é de considerar mais uma possibilidade para redução de custos com a publicação do balanço.
Quando falamos em custos, sempre está presente na composição os impostos e sabemos que representam uma fatia considerável no montante total das despesas.
E ai que vou te mostrar que a forma que você negocia o faturamento dos serviços prestados pode te ajudar a economizar.
Vamos considerar que dentro das opções para publicar o balanço, a melhor proposta seja de agência especializada em publicações obrigatórias.
Digamos que você solicitou o orçamento diretamente com diário oficial e jornais separadamente, mas mesmo assim a proposta da empresa especializada se sair melhor.
Excelente!
Essa empresa especializada disse ainda que irá prestar o serviço e emitir somente uma nota fiscal englobando os custos da publicação do diário oficial, jornais e custos dos serviços prestados.
Num primeiro momento você percebe que assim que funciona normalmente e aparentemente não tem outra forma da empresa emitir o faturamento, não é mesmo?
Realmente, isso é o que tradicionalmente acontece! Mas como estamos aqui para encontrar alternativas para redução de custos, temos que avaliar e considerar novas possibilidades.
Veja abaixo o comparativo de duas opções de faturamento: forma tradicional e forma otimizada.
Para o exemplo abaixo vamos considerar hipoteticamente que o imposto sobre a nota fiscal da empresa especializada que prestou o serviço é de 20%.
Faturamento forma tradicional
Nesta opção a empresa especializada em publicações obrigatórias irá englobar todos os custos da publicação do balanço (custo do diário oficial, jornal e serviços) emitindo somente sua própria nota fiscal. Veja como fica a estrutura de custos na tabela abaixo:
Custo da publicação no diário oficial..... 10.000
Custo da publicação no jornal.................. 5.000
Custo dos serviços prestados.................. 3.000
Imposto sobre nota fiscal (20%)............... 4.500
Custo total da publicação do balanço... 22.500
Na forma tradicional a empresa, neste exemplo hipotético, a empresa teve um custo total para publicar o balanço de R$ 22.500.
Muito bem, vamos ver como ficará o custo total com a opção de faturamento otimizado.
Faturamento otimizado
Nesta nova opção, que foge do tradicional, iremos considerar os mesmos valores acima, porém com única e importante diferença que está no fato de serem emitidas três notas fiscais para publicação do balanço.
Mesmo contratando a empresa especializada em publicações obrigatórias, você pode optar para que cada jornal e diário oficial apresente seu próprio documento fiscal (pode ser nota fiscal ou documento estadual, no caso de diário oficial).
Na tabela abaixo você verá como ficará:
Custo da publicação no diário oficial..... 10.000 (emite sua própria nota fiscal ou documento fiscal)
Custo da publicação no jornal.................. 5.000 (emite sua própria nota fiscal)
Custo dos serviços prestados.................. 3.000 (emite sua própria nota fiscal + custos dos impostos)
Imposto sobre nota fiscal (20%).................. 750 (custo será embutido na nota fiscal do prestador de serviço)
Custo total da publicação do balanço.... 18.750
Veja que o custo total da publicação de R$ 18.750 no faturamento otimizado é R$ 3.750 (16,66%) mais barato do que os R$ 22.500 na forma de faturamento tradicional.
Uma boa redução, não acha?
Viu como algo simples pode economizar alguns milhares de reais nos custos com publicação de balanço?
No exemplo acima considerei uma publicação de um balanço com custo em torno de R$ 20.000, porém sabemos que em alguns estados estes custos podem ultrapassar facilmente R$ 40.000.
Vamos considerar o custo anual de R$ 40.000 de uma empresa ao longo de cinco anos, no caso R$ 200.000. Imagine economizar R$ 33.333 (16,66%) somente optando por uma forma diferente de faturamento, bela redução não é mesmo?
Você pode estar se perguntando: será que em todas as regiões essa forma otimizada de faturamento será a melhor opção?
Depende muito do custo da publicação. Em regiões aos quais os custos são elevados normalmente será a melhor opção, visto que são altas as despesas com impostos embutidas na nota fiscal das empresas especializadas em publicações obrigatórias.
Diante da grande influência em que os impostos geram sobre os custos das publicações, poderão surgir propostas de fornecedores oferecendo a prestação do serviço sem emissão de nota fiscal.
Pode ser uma boa?
Eu não considero! Lembra que comentei de avaliar o fornecedor antes mesmo da contratação?
Qual sua avaliação para um fornecedor com essa proposta?
Por mais que a proposta possa parecer interessante em termos de custos, não indico!
Qual será seu respaldo caso algo aconteça de errado?
Reduzir custos evitando prejuízos
Que bom que estamos juntos nesta última parte do nosso guia. Imagino que você já esteja convencido que realmente existem possibilidades para redução de custos com publicações de balanços, não é mesmo?
Nesta última parte da nossa conversa quero comentar sobre algumas situações que mesmo após a publicação do balanço pode aumentar drasticamente os custos das publicações e, além disso, o de levar a empresa a prejuízos bem maiores.
Estou me referindo a erros na publicação. Como o processo de publicação é complexo, é possível haver falhas no caminho.
ssas falhas podem ter origem na elaboração das demonstrações financeiras, na montagem do material, no envio da publicação, enfim em algumas situações.
Vou comentar duas situações que considero mais críticas. Trata-se da revisão e do pagamento antecipado da publicação.
Todo material antes de ser publicado, deve passar por uma revisão minuciosa para evitar falhas e republicação do material.
Nesta hora ter tempo para fazer uma revisão atenciosa será de grande valia.
Contar com bons profissionais na montagem do material para publicação tornarão as revisões mais simples e rápidas.
Outra questão que alerto: evite pagar antecipado a publicação do balanço!
É claro que em alguns casos não tem como mesmo, principalmente tratando-se do diário oficial, mas neste caso prefira pagar diretamente ao diário oficial.
Por que digo isso? Imagine que você fechou a publicação do balanço com uma empresa e ela passa os orçamentos e passa os próprios dados bancários para fazer o depósito antecipado.
Porém, por algum motivo ela não publica o balanço e não devolve o dinheiro.
Já pensou no prejuízo de ter que pagar novamente para publicar o balanço?
Melhor se prevenir!
Então é isso ai! Como sabemos os custos com publicações de balanços são altíssimos e anos após anos têm aumentado, influenciando consideravelmente nos resultados das empresas.
Mas sabemos também que é essencial a empresa manter regular suas publicações, evitando transtornos futuros junto as instituições financeiras, acionistas e outros interessados.
A organização e padronização dos trâmites de publicação, será a base para redução de custos com publicações de balanços.
Espero muito ter ajudado você nessa dura missão de redução de custos com publicações.
Compartilhei aqui experiências que tive ao longo do tempo e alternativas que deram certo na prática.
Forte abraço e em breve nos encontraremos para outra conversa.
Telêmako Frageris faz parte da equipe da Atus Publicações e atua desde 2001 no segmento de publicações obrigatórias e de balanços.
